Publicado em 12/11/2020, por Juliano Pupo

O trabalho remoto chegou e, pelo jeito, chegou para ficar! Muitas organizações já estão, inclusive, devolvendo seus escritórios físicos e migrando para o home office por prazo indeterminado.

O modelo tem seus prós e contras, é claro, mas nosso foco hoje não é discuti-lo com profundidade, mas sim tratar um outro fator relacionado, que aumentou exponencialmente com a nova realidade de trabalho remoto: as reuniões.

Não é coincidência que as pessoas estejam relatando que o número de reuniões no home office cresceu. Afinal, mesmo aquele alinhamento rápido, que geralmente acontecia de pé mesmo, ali na copa do café, agora virou uma reunião online com hora marcada na agenda. E, nesse novo contexto, há quem sinta que passa o dia pulando de uma reunião para outra, vendo a hora passar e, claro, o trabalho atrasar. 

O assunto chamou a atenção de especialistas, e em seu podcast de entrevistas na agência McKinsey & Company, Simon London recebeu Leigh Weiss e Aaron de Smet para conversar sobre alguns dados interessantes: segundo pesquisa indicada por eles, executivos passam cerca de 40% do expediente dedicados à tomada de decisões. Desses, 60% afirmam que esse tempo poderia ser melhor aproveitado caso houvesse um planejamento bem feito. E por que isso? Porque, via de regra, essas decisões são tomadas em… reuniões!

Como agência de comunicação especializada na construção de apresentações estratégicas, essa entrevista chamou nossa atenção, pois é possível identificar muitos gargalos que travam as reuniões e que podem e devem ser resolvidos na hora de construir sua apresentação corporativa.

Respeite o tempo da sua audiência!

O primeiro deles fica bem claro quando abrimos a agenda e vemos a semana toda preenchida: o tempo importa!

Pense bem, 40% do dia útil de um executivo é usado em reuniões. Portanto, tenha isso em mente na hora de montar sua apresentação; valorize o tempo dos participantes, lembre-se que eles fecharam uma parte preciosa de suas agendas para te escutar. Não gaste esse tempo com informações repetidas ou que sua audiência muito provavelmente já conheça! Cada minuto de pé, em frente ao público, deve ser usado para trazer algo relevante para ele e para a mensagem que você quer transmitir. Acredite, o público reconhece essa preocupação, e isso faz toda a diferença entre o sim e o não no momento final.

Portanto, nada de informações repetidas ou que seu público já conheça!

Estude o perfil do seu público

Outro ponto que os entrevistados trazem é do problema acerca da tomada de decisão. Normalmente, ou se espera que a pessoa com o cargo mais alto decida, ou, quando possível, que se abra para a votação. O problema é que abrindo para a votação sempre se abre também para vetos, o que deixa a reunião muito mais longa. Portanto, o ideal é delegar o responsável pelas decisões, e isso nos leva ao segundo ponto, crucial para você estruturar sua mensagem com assertividade: conheça a sua audiência!

Conhecer sua audiência não vai ditar apenas o conteúdo, mas também o tom da apresentação. Será uma apresentação para VPs numa multinacional centenária? Não há por que trazer piadinhas ou vídeos de filhotes de labradores para falar sobre gráficos de crescimento, certo? Ah, na verdade se trata de uma apresentação de uma campanha de incentivo para o time de vendas de uma empresa moderna? Opa, aí sim vale pensar numa abordagem mais descontraída e coloquial.

Tenha uma mensagem principal clara

Nesse mesmo trecho da entrevista, Aaron De Smet trata sobre reuniões recorrentes, e pontua que, numa grande parte dos casos, a reunião não é sequer necessária! Ele sugere que o leitor faça a seguinte indagação sempre que precisar convocar uma reunião repetida ou recorrente: “será que nós chegamos mesmo no ponto de precisar convocar uma nova reunião para esclarecer o escopo do projeto? Será que ninguém mais se lembra por que nos reunimos no primeiro momento?”

O foco do artigo é reduzir a quantidade de reuniões; porém o nosso, como agência de comunicação, nos fez enxergar essa provocação por outro ângulo, que também traz um ponto crucial na hora de estruturar sua apresentação: quão clara sua mensagem está? Primeiro para si mesmo, e depois para a sua audiência! Será que, ao término da reunião, sua audiência ainda vai se lembrar do que viu?

Muito provavelmente ela não se lembrará da maior parte da apresentação, principalmente se for um conteúdo longo e complexo. Porém, há um ponto principal do seu argumento que deve permanecer na mente do público após ele sair da apresentação, que deve motivá-lo a tomar uma decisão favorável a você. Essa é a mensagem central da sua tese, e toda a estrutura narrativa deve ser montada tendo ela como base e ponto de chegada!

Encerre com um bom Call to Action

Por fim, mas não menos importante, Leigh Weiss afirma que existem 4 tipos de reuniões: aquelas em que ninguém toma decisão alguma; aquelas em que tomam uma decisão ruim; aquelas em que levam tempo para tomar uma decisão; e aquelas em que é tomada uma decisão fajuta, ou seja, que todos concordam, mas que não leva a uma ação. E isso mostra a importância de encerrar sua mensagem com um bom Call to Action!

Para isso, tenha em mente o que você quer que seu público faça: aquela já é uma reunião de fechamento de proposta, e você quer uma assinatura? Ou ainda é a primeira reunião, e você precisa sair de lá com um horário marcado com o chefe do chefe? Enfim, as possibilidades são muitas, mas é importante ter claro o objetivo de estar ali para direcionar seu Call to Action.

Então recapitulando: 

– Respeite o tempo da sua audiência colocando somente as informações que de fato são relevantes para ela;

– Para isso, é necessário conhecer sua audiência! Estude-a muito bem antes de sequer começar sua apresentação;

– Ciente disso, monte sua apresentação em torno e direcionada para sua mensagem central, que é o cerne do seu argumento que deve permanecer na cabeça do público.

 – E, para finalizar, traga sempre um bom Call to Action buscando a tomada de decisão!

É claro que reuniões demais afetam a produtividade e desgastam no longo prazo, porém elas são uma realidade, e não vão sumir de um dia para o outro! Cabe a nós, então, tirar o melhor de cada uma e estruturar com cuidado nossa mensagem, com clareza, assertividade e respeito à audiência.

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Para ler a matéria em inglês, clique aqui.