A hora da apresentação costuma ser um momento chave. Mas aquela reunião tão esperada pode ir por água abaixo se houver interferências que afetem o entendimento da sua mensagem.

Por: Leonardo Salomon

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A hora da apresentação é um momento chave para conseguir o que você ou sua empresa desejam – seja o aumento do budget para um novo projeto ou a venda de uma nova solução. Mas aquela reunião tão esperada pode ir por água abaixo se houver interferências que afetem o entendimento da mensagem pelos ouvintes.

Essas “falhas” são conhecidas como Ruídos de Comunicação.

Tecnicamente, um ruído é qualquer tipo de barreira que impeça ou atrapalhe uma comunicação eficaz, seja ela uma mensagem, tarefa a ser feita ou uma ordem. Ou seja, “algo” que distrai o receptor no meio do caminho, fazendo com que ele não consiga ouvir da melhor forma a mensagem que o transmissor quer passar.

Vista de forma simples, o ruído de comunicação é como uma brincadeira de telefone sem fio: a frase começa de um jeito e sempre termina de outro.

Mas ao contrário do que se poderia imaginar, os ruídos de comunicação são muito mais comuns do que pensamos, sendo responsáveis por 60% dos problemas no ambiente de trabalho, de acordo com Peter Drucker, um dos pais da gestão moderna e guru de Bill Gates.

E os impactos negativos para as organizações são vários. Aqui estão apenas alguns deles:

• mais erros de processos
• colaboradores pouco engajados
• queda de rendimento do time
• problemas na gestão
• maior insatisfação dos clientes

Como você pode ver, evitar ruídos na comunicação é algo essencial para o sucesso de qualquer negócio. Conheça alguns deles e aprenda como evitá-los:

Para facilitar, vamos separá-los em 5 pilares:

• QUANDO:

Antes de comunicar algo temos de nos certificar de que o momento de passar a mensagem é apropriado. Uma informação urgente pode não ser levada a sério se o seu ouvinte estiver concentrado em outro assunto ou se ele tem uma reunião importante logo depois da sua. Marcar uma reunião rápida para as 17h30 em um ambiente de trabalho no qual todos saem pontualmente às 18h, por exemplo, também não é a melhor maneira de conseguir transmitir as vantagens do seu novo projeto para a equipe de desenvolvimento.

Portanto, ao fazer a sua apresentação, certifique-se de que o QUANDO esteja a seu favor.

• ONDE:

Isso vale para o local da apresentação.

Um ambiente muito informal (um coworking ou um galpão fabril, por exemplo), com gente passando de um lado para o outro, telefone tocando e avisos apitando, certamente não ajuda a mensagem a chegar até o destinatário com o impacto e a importância necessários.

Por outro lado, marcar um encontro de engajamento com o RH de uma startup em um local super formal certamente não vai ajudar no entrosamento.

• QUANTO:

A pressa é inimiga da perfeição. Mas no mundo corporativo, muitas vezes 15 minutos é todo o tempo que você tem. Esses minutos precisam ser perfeitos! E nada pior do que descobrir que já se passaram 10 minutos e você ainda nem chegou na metade da apresentação. No fim, uma reação bem comum é ficar nervoso, acelerar a fala e passar os slides mais rapidamente.

Um apresentador tenso e um discurso apressado são ruídos que dificultam que a mensagem seja assimilada. Para evitar esse ruído, calcule o tempo que você vai tomar em cada slide e treine na frente do espelho.

E aí vai uma dica: está em dúvida sobre se deve ou não falar de um assunto? Menos é mais.

E por último, mas não menos importante, o…

• COMO:

A maneira como a informação é transmitida faz toda a diferença. Portanto, um bom uso da linguagem e da oratória evita muitos ruídos de comunicação.

Usar termos muito técnicos ou palavras em outro idioma são sempre um risco, pois dificultam o entendimento e podem fazer com que o público se distraia, perdendo o interesse no conteúdo. Portanto, mesmo que o seu ouvinte tenha esse perfil mais técnico (como um grupo de economistas ou engenheiros, por exemplo), é melhor evitar explicações muito complexas e ir direto ao ponto.

Da mesma forma, achar que uma apresentação é o momento ideal para detalhar informações é um prato cheio para ruídos de comunicação. Ao contrário do que muita gente acha e põe em prática, o propósito de uma apresentação é transmitir uma mensagem forte e convincente para o ouvinte – e não despejar uma chuva de dados e Bullet points.

A ideia é que o discurso do apresentador saia de um ponto e chegue a outro de forma clara – conduzindo o público pela jornada com fluidez.

Por isso, roteirizar sua fala e definir prioridades é fundamental para evitar ruídos de comunicação.

Agora que já sabe como fazer apresentações sem ruídos na comunicação, que tal continuar no blog e saber como um escritor russo do século XIX pode te ajudar a criar um discurso capaz de influenciar e ativar emoções da audiência?